dinovo Arbeitsplatz Teil 7: Auswertungen und BI

Einführung

Zum Abschluss der Serie zum Digital Workplace der dinovo geht es nun noch um die Auswertungen und das Thema Business Intelligence. Beim Start des Unternehmens mussten die verschiedensten Themen adressiert werden:

  • Wie sieht die Pipeline aus?
  • Wie sieht der Consultant, wie viele Stunden mit welchem Wert er an welchem Tag gebucht hat?
  • Wie kann die Nutzerstatistik der Webseite (Google Analytics) überprüft werden?

Microsoft PowerBI

Im Microsoft Cloud Umfeld lautet die Antwort auf die meisten Anforderungen im Bereich Reporting «PowerBI». Microsoft PowerBI erlaubt es dem Benutzenden, alle Kennzahlen und Auswertungen aus unterschiedlichen Quellen in einem einheitlichen Portal darzustellen. Ein solches Portal könnte dann wie folgt aussehen:

aryon.com.au

aryon.com.au

Natürlich gibt es für alle gängigen Smartphones die entsprechenden Mobile Apps, um auch von unterwegs immer auf die relevanten Auswertungen zugreifen zu können.

Die Einfachheit der Integration der Daten ist bemerkenswert. Vor allem wenn es sich um einen Cloud Service handelt, für den Microsoft bereits einen so genannten «Content Pack» zur Verfügung stellt. Dies bedeutet, dass man nur den URL sowie Username und Passwort eingeben muss, um an die Daten zu kommen und erste Dashboards in Form vor Vorlagen zu erhalten. Die Content Packs präsentieren sich wie folgt:

Microsoft

Microsoft

Für dinovo bedeutet dies, dass für die Sales Statistiken der so genannte Content Pack für Dynamics CRM genutzt werden konnte. Die damit verfügbaren Statistiken reichten vollkommen aus.

Für den Teil Projekt Reporting war jedoch kein Content Pack verfügbar. Glücklicherweise sind die nötigen Daten aber auch über Dynamics CRM Online erreichbar und so war die erste Hürde schnell genommen. Die Erstellung der Reports erfolgte mit dem so genannten PowerBI Desktop Client.

Microsoft

Microsoft

Nach einem Abend Einarbeitungszeit war dann auch sehr schnell das nächste Dashboard parat und das Ziel, die verbuchten Stunden am Folgetag bereits in der Übersicht zu haben, erreicht.

Übrigens, wem der Aktualitätsgrad eines nächtlichen Updates ausreicht, der kann PowerBI als Teil von Office 365 kostenlos nutzen.

Für Google Analytics war dann der Weg wieder sehr einfach, da auch hier ein Content Pack zur Verfügung steht. Man merkt, dass Microsoft die Plattform nicht nur für eigene Services konzipiert hat, sondern viele weitere SaaS Lösungen bereits integriert wurde - Top!

Wer mehr über PowerBI lernen möchte, findet unter den folgenden Links zusätzliche Informationen:

Fazit

Die PowerBI Plattform fügt sich nahtlos in die bestehende Office 365 Umgebung ein. Richtig Spass macht die Integration von Cloud-Daten, da nicht der beschwerliche Weg über den On Premise Connector gemacht werden muss – aber natürlich wäre auch dies möglich. Die Mobile App hilft auch von unterwegs das Gefühl für das Business zu haben und macht die Erstellung von irgendwelchen Monats-Excels gänzlich unnötig.

Ausblick

Wir haben in der Blogserie gesehen wie mit reinen Cloudmitteln ein moderner Digital Workplace gestaltet werden kann, gestartet vom Device, über Collaboration und Dokumentenablage, bis hin zu CRM, Projektverwaltung, Buchhaltung und Business Intelligence. Was wir noch nicht abgedeckt haben, sind die neuen Möglichkeiten von Azure Information Protection und dem damit verbundenen Schutz der Daten mit DLP.  Ich werde zu einem späteren Zeitpunkt darauf eingehen. 

Überblick über die Blogserie

dinovo Arbeitsplatz Teil 6: Internetseite

Einleitung

Der Titel entspricht eigentlich nicht wirklich der Tragweite des Themas - aber faktisch wird heute noch sehr viel von der "Internetseite" gesprochen. Viel mehr geht es aber um das Thema "Customer Experience" und dazu gehört etwas mehr als nur eine Webseite. Ich muss jedoch gestehen, dass ich mich erst im Rahmen einer Neupositionierung bei meiner früheren Firma sowie für den Aufbau meines eigenen Unternehmens mit der Thematik in der Tiefe befasst habe. Im Folgenden möchte ich versuchen, die verschiedenen Aspekte zu beleuchten im Sinne eines Überblicks. Der dinovo Digitalisierungskreis hat einen eigenen Bereich für diese wichtige Materie und deshalb hätte sie es verdient, eine eigene Blogserie zu erhalten. Let's see.

Bereiche des Themas Customer Experience

Das Thema Customer Experience ist sehr breit. Es beginnt bei der Internetseite und eCommerce mit Shop auf allen Devices (responsive), tangiert alle Bereiche des Content und traditionellen Marketings (SEO, SEA, Social, Blog, Mailings, Newsletter), stoppt natürlich nicht bei der physischen Interaktion zwischen Menschen und integriert damit der ganzen Teil des Omni Channel Initiativen. All die Daten wollen Leads und Kunden zugeordnet werden, damit ist das Thema CRM und Sales Automatisierung inkl. Analytics und Customer Insight nicht zu vernachlässigen und zu guter Letzt entsteht echte Loyalität erst wenn es mal schwierig wird und so darf auch das Thema Kundenservice nicht ausser Acht gelassen werden. Puuhhh... echt viele Themen. Hier nochmals als Aufzählung zur besseren Übersichtlichkeit:

  • Plattform: Internetseite, eCommerce (responsive)
  • Content: Blog, Social Media, Mailings, Newsletter, SEO, SEA
  • Management: CRM, Sales Automation
  • Intelligence: Analytics, Customer Insight
  • Service: Kundendienst, Self Service Portal

Nicht nur eine elektronische Broschüre

Die Zeiten der Internetseiten, die nicht mehr als eine elektronische Broschüre darstellen, sind meiner Meinung nach gezählt. Am Ende des Tages hat eine Internetseite für gewinnorientierte Unternehmen nur eine Aufgabe: Leads generieren. Natürlich soll sie auch andere Stakeholder als nur die Kunden abholen und informieren, aber der Treiber für die Art und Weise wie wir mit der Seite umgehen, muss sich ändern.

Damit wären wir dann auch beim Thema Customer Journey. Bevor jemand mich hier falsch versteht: Kein Mensch auf der Welt kann alle Customer Journeys seiner Kunden modellieren - dazu sind sie viel zu vielfältig. Viel mehr geht es um ein grundsätzliches Verständnis, welche Touchpoints der Kunde zur Verfügung hat und welche Aufgaben sie haben. Hubspot verdeutlicht dies sehr schön in ihrem Modell:

Quelle: Hubspot

Quelle: Hubspot

Physische Interaktion und Omni Channel

Nun, Content Marketing alleine wird aber nicht ausreichen. Es braucht auch die physische Interaktion - Menschen kaufen von Menschen. Aber die verschiedenen Bemühungen müssen alle zusammenpassen. Und dies ist dann wohl auch die grösste Herausforderung: Plötzlich verlangt der Kunde, dass der Sales die Informationen kennt, welche gerade neu auf dem Blog aufgeschaltet wurde. Zudem soll die Experience seamless sein - egal ob offline oder online (Omni Channel).  Heute bereits Alltag ist dies in der IT Unterhaltungselektronik mit Shops wie Digitec oder Microspot. Online bestellen und am Zürich HB im Microspot Pickup Store abholen oder Online bestellen bei Digitec, an den PickMup Standort zur Migros um die Ecke liefern lassen und bei Reparaturen in der gleichen Migros am Kundendienst abgeben.

Ich bin überzeugt, dass solche Kundenerlebnisse nicht nur für B2C Bereiche nötig sind, sondern auch im B2B Einzug halten werden. Hier liegt aber der grösste Hebel in der Zusammenarbeit von Sales und Marketing - wenn diese Abteilungen nicht zusammen arbeiten, dann wird auch die Customer Experience nicht einheitlich sein.

Die Technologie

All die verschiedenen Plattformen zusammenhängen oder mindestens deren Daten in einer 360° Kundensicht zu integrieren, ist wichtig, damit am Ende die Informationen allen Stellen auf einheitliche Art und Weise zur Verfügung stehen. Dies ist aber vor allem in historisch gewachsenen Umgebungen kein einfaches Unterfangen. Aber ohne die Konsolidierung wird es schwierig, einen einheitlichen Service gegenüber dem Kunden zu erbringen. Auch wenn der Weg steinig ist, er muss in Angriff genommen werdne. Die folgende Grafik verdeutliche die Zusammenhänge schematisch:

Quelle: dinovo GmbH

Quelle: dinovo GmbH

Meine Wahl der Technologien

Da es in dieser Blogserie um den Digitalen Arbeitsplatz geht, soll auch in diesem Artikel noch kurz darauf eingegangen werden, welche Technologien ich für die dinovo GmbH einsetze.

Für kleine Unternehmen ist SquareSpace perfekt. Kostet sehr wenig und bringt alles mit was nötig ist. Wird es aber etwas grösser, würde ich Hubspot empfehlen. Natürllich kann man auch mit Wordpress alles nachbauen, aber da kommt Hubspot viel mehr aus einem Guss daher und hilft vor allem in der Integration der Daten für Analytics. Grossartig ist SocialPilot - meines Wissens das einzige Tool, das neben Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn und Pinterest auch Xing und auch Google+ unterstützt (im Gegensatz zu Buffer und Hootsuite).

Fazit

Das Thema Internetseite ist mehr als nur eine schöne elektronische Broschüre. Der digitale Startpunkt muss als Teil einer gesamtheitlichen Customer Experience Strategie verstanden werden. Zuerst muss man eine gemeinsame Vision und strategische Ziele haben, dann können die verschiedenen Tools und Technologien Schritt für Schritt eingeführt werden.

Nächstes Thema: Auswertungen und BI

Die meisten amerikanischen Anleger möchten einen Menschen als Berater

Anfang Jahr 2016 haben Gallup und die Bank Wells Fargo ihren alljährlichen "Investor and Retirement Optimism" Index erstellt und dabei 1'012 amerikanische Anleger befragt. Dabei kam folgendes heraus:

  • 49% der Anleger favorisieren die persönliche gegenüber der digitalen Beratung
  • Aber 68% möchten gerne einen Service, der die beiden kombiniert
  • Jüngere Anleger möchten erwartungsgemäss den digitalen Service, aber auch hier ist der persönliche Austausch als wichtige Ergänzung zum digitalen Angebot von entscheidender Bedeutung.

Die Ergebnisse sind wohl auch für die Schweiz relevant. Nutzen Sie schon digitale Investmentmöglichkeiten in Ihrem eBanking? Haben Sie überhaupt welche?

http://www.gallup.com/poll/190019/investors-human-advising.aspx

(Bildnachweis: Siehe verlinkter Artikel)

Unser zukünftiger Arbeitsplatz

Der verlinkte Artikel vom Microsoft Blog zeigt verschiedene Entwicklungen im physischen wie im digitalen Arbeitsplatz auf und unterlegt diese mit Studienergebnissen. Untenstehend ein paar relevante Auszüge:

  • Heute senden wir fast 200 Mia. Emails pro Tag. In Zukunft werden wir gemäss dem Artikel eher Messaging Apps à la Slack oder Yammer verwenden.
  • Beim phyisischen Arbeitsraum merkt man, dass der Artikel aus den USA kommt. Dort hat man ja noch oft die Cubicles, welche sehr stark an Batteriehühnerhaltung erinnern. Aber die Entwicklung geht in die gleiche Richtung wie bei uns: Verschiedene Arbeitszonen, Sitzungszimmer mit Glaswänden in der Mitte der Zonen, verstellbare Tische, Begegnungszonen, usw.
  • Und natürlich wird die Arbeit immer mehr von unterwegs oder von zu Hause aus erledigt. Flexibilität ist gefragt. Auch ich habe faktisch mein Büro dort, wo ich und mein Surface sind.

https://blogs.office.com/2016/10/13/the-future-of-workplace-productivity/

(Bildnachweis: Siehe verlinkter Artikel)

 

Wie Microsoft Führungskräfte Entwickelt

Im Artikel "How Microsoft Uses a Growth Mindset to Develop Leaders" im HBR kann man nachlesen, wie Microsoft auf moderne Art und Weise Führungskräfte entwickelt - oder eher, wie sie sich selber entwickeln.

Einleitend stellt der Artikel fest, dass zu allererst der CEO die Kultur der Art und Weise der Führungsentwicklung prägt. Bei Microsoft scheint Satay Nadella grossen Wert auf Lernen und Kreativität zu legen. Dies findet man dann auch in verschiedenen Förderprogrammen wieder:

  • Hackathons (a hack is an idea that people share and that they pitch company-wide)
  • High Risk Projects (z.B. HoloLens)
  • A Talent Program (needs a full week of the CEO's time)

Besonders gefallen hat mir die Aussage, dass bei im Bezug auf High Risk Projekte, Microsoft daran arbeitet, das überlegte Eingehen von Risiken zu fördern und zu belohnen, egal ob am Ende Erfolg oder Misserfolg resultiert - so lange das Thema die Firma vorwärts bringt. 

Ich bin der festen Überzeugung, dass man Fehlern erlauben muss - nicht zweimal die gleichen, aber echte Innovation ist ein steiniger Weg, der von vielen Rückschlägen gezeichnet ist.

https://hbr.org/2016/10/how-microsoft-uses-a-growth-mindset-to-develop-leaders

(Bildnachweis: Siehe verlinkter Artikel)

7 Führungsgrundsätze eines modernen Führungsstils

Ein kurzer und prägnater Artikel zum Thema Führung aus dem CIO Online Magazin. Ich kann die folgenden 7 Führungsgrundsätze nur unterstützen:

  • Der lange Zeit vorherrschende "Command & Control" Stil ist ein Auslaufmodell. Gute Leute wollen auf Augenhöhe und mit Respekt behandelt werden.
  • Es ist die Aufgabe der Vorgesetzten, die Kultur des Unternehmens und seine Werte zu verkörpern und damit als Vorbild zu dienen.
  • Ein moderner Führungsstil schenkt Vertrauen und zwar im Vorfeld als Vorschuss.
  • Moderne Führungskräfte sprechen die Generation Y und Z an, sie müssen also gleichzeitig auf die unterschiedlichen Bedürfnisse mehrerer Generationen eingehen.
  • Auch wenn individuelle Leistung notwendig ist: Das Team ist heute viel wichtiger als früher.
  • Um als starke Führungsfigur wahrgenommen zu werden, bedarf es eines bestimmen "Mindsets": Moderne Manager besitzen den Willen zur Führung, aber weniger als "Boss", sondern vielmehr als Coach und Mentor.
  • Gute Führungskräfte müssen Menschen mögen, sie müssen Interesse an ihren Mitarbeitern und deren Entwicklung besitzen.

Mehr findet man in folgendem Artikel:

http://www.cio.de/a/wie-ein-moderner-fuehrungsstil-aussieht,3260793

(Bildnachweis: Siehe verlinkter Artikel)

A Bank's Digital Transformation (BoAML)

Die Bank of America Merrill Lynch hat zur Verbesserung ihres digitalen Angebots das Budget für digitale Initiativen verdreifacht. Unten findet man den Link zu einem sehr spannenden Artikel über die Themen, mit welchen sich die Bank im Moment beschäftigt. Die Herausforderung wird mit dem folgenden Zitat auf den Punkt gebracht (gilt für alle Branchen):

"Our customers don't benchmark us against banks," said Hari Gopalkrishnan, CIO of client-facing platform technology, "...they benchmark us against Uber and Amazon."

Die Volumen sind beeindruckend: 47 Mio. Kunden, 4'600 Banken, 34 Mio. eBanking Accounts und rund 21 Mio. aktive Mobile User. Damit ist auch verständlich, warum für dieses Volumen die Variante "selbermachen" günstiger ausfällt, als eine Public Cloud zu nutzen. Trotzdem hätte ich erwartet, dass gerade eine Public Cloud hier besonders gut geeignet wäre - offensichtlich noch nicht.

Bereits im Einsatz steht bei der BoAML Erica, eine persönliche Sprach- und Chat Assistentin, welche in der Mobile Banking App integriert ist - ein so genannter Bot also. Geplant ist der Rollout der Merrill Lynch Investment Plattform, auf der sowohl Robo-Advisory und Human Advisory integriert zur Verfügung gestellt wird.

http://www.informationweek.com/strategic-cio/executive-insights-and-innovation/bank-of-americas-digital-transformation-where-it-fits-in/a/d-id/1327293

(Bildnachweis: Siehe verlinkter Artikel )

Die zukunftsfähige Bank

Ein spannender Artikel der Zeitschrift "The Financial Brand" hat sich mit der IDC Studie "The Future Proof Digital Bank" auseinandergesetzt. Dabei sind folgende Themen erwähnenswert:

Wie bewältigen Bankinstitute die Digitale Transformation?

Ich würde meinen, das Motto lautet "Wege entstehen beim Gehen.".

Welche Charakteristiken haben Banken, welche im Digitale Rennen führend sind?

  1. Ein starken Commitment auf Stufe Top Management und davon abgeleitet eine starke Kultur der Zusammenarbeit innerhalb der Initiativen.
  2. Grosser Fokus auf dem "Digital Core". Dies beinhaltet Analytics und offene agile Technologien.
  3. Der Wille Partnerschaften mit externen Providern einzugehen - z.B. Fintech Startups, Technologiefirmen oder andere Unternehmen, welche nicht als Teil des Finanzsektors operieren.

Welche Initiativen laufen im Moment im Bereich der Digitalisierung?

Meine Erfahrung

Auch meine Erfahrung zeigt, dass Banken sich im Moment sehr stark mit der Digitalen Transformation beschäftigen. Der Fokus liegt dabei auf drei Bereichen: eBanking, CRM und Compliance. Diese Erkenntnis scheint demnach kompatibel mit der oben genannten Studie der IDC zu sein. Am Horizont erkennbar sind dann Themen wie Blockchain oder OpenAPI.

The Future of SharePoint

An der Ignite 2016 wurden auch bereits angekündigte Funktionalitäten von SharePoint gezeigt. Wie erwartet sind bis Ende 2016 alle wichtigen Bereiche aufgeschaltet:

  • Groups unterstützen externe Gäste (Link)
  • Yammer und Office Groups kommen zusammen (Link)
  • OneDrive for Business unterstützt SharePoint Bibliotheken zum Sync (Link)
  • Die SharePoint Mobile App ist verfügbar (Link)
  • Zentriertheit auf Menschen und Kollegen (Link)
  • Erweiterungen für das Mobile First, Cloud First Intranet (Link)
  • Klassifizierung von Inhalten (Link)
  • Neuer App Launcher (Link)

Mir gefällt die neue schnelle Art wie Funktionalitäten aufgeschaltet werden. Natürlich ist diese Art der Bereitstellung von Neuerungen für IT Abteilungen nicht die einfachste Sache, da die Benutzenden auf die Reise mitgenommen werden müssen. Aber dies ist wohl die neue Art wie Menschen mit IT umgehen müssen - selber lernen, Video schauen, probieren.

Ein wichtiges Element der Digitalen Transformation ist die echte und ehrliche Miteinbeziehung der verschiedenen Fähigkeiten der Mitarbeitenden im Bereich IT. Empowering People heisst es doch so schön - dann lasst es uns machen. Nicht die Technologie ist entscheidend, sondern die Menschen, welche sie nutzen.

Microsoft präsentiert Neuerungen an der Ignite 2016

Bild: Microsoft

Bild: Microsoft

Ignite - Was ist das?

Die Ignite ist die mittlerweile grösste Konferenz von Microsoft - dieses Jahr waren rund 23'000 Personen aus der ganzen Welt in Altanta anwesend. Die Ignite bündelt die früher einzelnen Konferenzen zu den Themen Office, BI, Infrastruktur und natürlich Cloud.

Wichtigste Information

Die wohl wichtigste Information der Konferenz war die Ankündigung der Zusammenarbeit von Adobe und Microsoft im Bereich Azure. Adobe wird ihre Cloud Services neu auf Azure betreiben und im Gegenzug dazu wird Microsoft die Adobe Produkte als präferierte Marketing Werkzeuge in die Dynamics365 integriert.

Details zu den Produkten

Sicherheit

Windows Defender Application Guard wird nächstes Jahr zu Windows 10 Enterprise hinzukommen. Damit wird Microsoft Edge der sicherste Browser. Dies ist vor allem in Zeiten von Ransomware und Zero-Day-Attacks von entscheidender Bedeutung. Basierend auf Virtualisierungstechnologien wird er so das Internetsurfen isolieren können und so wird verhindert, dass sich Malware über den ganzen Rechner oder das gesamte Netzwerk ausbreitet.

Windows Defender Advanced Threat Protection (WDATP) und Office 365 ATP teilen sich nun die Intelligenz über Geräte hinweg. Dies bedeutet, dass der Schutz bei Cyber Security Angriffen nicht mehr isoliert ist, sondern Windows 10 und Office 365 übergreifend sichergestellt werden kann.

Office 365 Advanced Threat Protection wird zu Word, Excel, PowerPoint, SharePoint Online und OneDrive for Business erweitert. Dies vergrössert den Schutz nochmals.

Office 365 Threat Intelligence liefert Informationen über die Herkunft von spezifischen Attacken und integriert sich mit bestehenden Security Incident Event Management (SIEM) Systemen.

Bild: Office Blog

Bild: Office Blog

Intelligente Systeme

Offensichtlich ist Microsoft das Thema Künstliche Intelligenz ans Herzen gewachsen. Die Office Palette integrieret immer mehr Systeme, welche dem Benutzenden die Arbeit erleichtern. Unter anderem sind dies:

Tap in Word und Outlook, hilft dem Benutzenden bestehende Inhalte ganz einfach wiederzuverwenden.

 

Quickstarter für PowerPoint und Sway unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen. Ob man das braucht? Wir werden sehen.

Maps, ein neuer Chart Typ in Excel, erlaubt die Darstellung von Daten in Karten. Dies erachte ich als sehr wichtiges neues Feature vor allem für international tätige Unternehmen.

Was mir gefällt ist aber der Grundsatz, dass Technologie im Rahmen der Digitalen Transformation immer mehr in der täglichen Arbeit unterstützt. Das ist richtig cool. Highlight für mich im Bereich Intelligence ist aber MyAnalytics.

Mit MyAnalytics sieht man wie man seine Zeit einsetzt in Meetings, beim Emai Schreiben, mit Zeit, welche mans selber als “Focus Time” definiert hat und natürlich Zeit, die man zu Hause after-hours arbeitet. Mehr dazu im folgenden Video:

Für die Sicherstellung der Governance im Datenbereich steht neu Advanced Data Governance in Office 365 zur Verfügung. Maschinen helfe uns dabei, die Compliance Vorschriften über die verschiedenen Datenquellen einzuhalten. Durch die Nutzung von Machine Assisted Insights sind wir in der Lage, Daten zu klassifizieren, Richtlinien festzulegen und wo nötig Massnahmen zum Schutz von Informationen einzuleiten.

Bild: Office Blog

Bild: Office Blog

Collaboration

Im Bereich SharePoint ist die wichtigste Neuerung die Möglichkeit, endlich nicht mehr nur die eigenen persönlichen Dateien lokal synchronisieren zu können, sondern auch geteilte Dateien in SharePoint Online und Office Groups. Der Preview lässt sich hier runterladen.

Etwas weniger wichtig, aber ebenso erwähnenswert ist die lange erwartete Integration von Groups und Yammer. Der erste Schritt ist nun gemacht. Mehr dazu im folgenden Video und im Blogartikel von Microsoft:

Für Mac User ist die Verfügbarkeit von Skype for Business sicher sehr wichtig. Dieser Client ist im Oktober final verfügbar.

Wer sein Team planen muss, kann dies neu mit Microsoft StaffHub machen. Falls der erste Eindruck nicht täuscht, ist dies sicher einen Blick wert.

Cloud

Im Bereich Cloud sind vor allem zwei Themen wichtig - beide betreffend die Hybrid Cloud. Windows Server 2016 und System Center 2016 werden beide in Oktober released werden. Ein Jahr später als erwartet. ;-)

Ebenso spannend wird der nächste Preview Release von Azure Stack, der die Azure Power in die heimischen Rechenzenter bringen soll. Wir sind gespannt.

Fazit

Es ist immer wieder verblüffend was alles durch die Nutzung der Cloud und der neuen technischen Möglichkeiten von Big Data, Social und Mobility an Produktivität hinzugewonnen werden kann. "Achieve more with less." ist das Motto von Microsoft und die Integration von Künstlicher Intelligenz macht dies auch immer mehr möglich.

Das von Apple bekannte "one more thing" blieb zwar aus, aber der Kurs der Begleitung der Unternehmen auf der Digitalen Reise, die Ermöglichung der Digitalen Transformation wird weiterhin von Microsoft fokussiert verfolgt.

Verschiedene Wege führen nach Rom... äh... zur Digitalen Transformation

Eine kürzlich erschienene Studie der America SAP User Group (ASUG) stellt fest, dass die Umfrageteinehmer drei verschiedene Wege für die eigene digitale Transformation wählen.

Rund 40% erachten die Digitalisierung als Chance die gesamten Leistungserbringung des Unternehmens neu zu gestalten. Die nächsten 23% investieren eher in den Aufbau eines kundenzentrierten Omni Channel Business.

Die nächsten 18% fokussieren vor allem auf der Digitalisierung von Prozessen und 6% glauben der Wettbewerbsvorteil liegt in der Nutzung der Daten im Sinne von BigData.

Quelle: "ASUG Research: How ASUG Members View Change and Digital Transformation in 2016,” Americas’ SAP Users’ Group, 2016. 

Quelle: "ASUG Research: How ASUG Members View Change and Digital Transformation in 2016,” Americas’ SAP Users’ Group, 2016. 

Auch die Art und Weise der Transformation wird unterschiedlich gehandhabt. Die eine Gruppe macht verschiedene Pilotprojekte und die andere möchten unternehmensweit das Geschäftsmodell neu erfinden.

Quelle: "ASUG Research: How ASUG Members View Change and Digital Transformation in 2016,” Americas’ SAP Users’ Group, 2016. 

Quelle: "ASUG Research: How ASUG Members View Change and Digital Transformation in 2016,” Americas’ SAP Users’ Group, 2016. 

Die Digitale Transformation ist eine anspruchsvolle Sache: Es geht um nichts geringeres als die grösste Migration in der Geschichte der neuzeitlichen Unternehmenstätigkeit und damit das Tragen der Verantwortung für das Schicksal von tausenden Mitarbeitenden.

In dieser Tätigkeit mögen best practices helfen, um einen Weg mit verschiedenen Routen zu planen. Die Reise muss aber jedes Unternehmen selber in Angriff nehmen und Schritt für Schritt lernen. "Wege entstehen beim Gehen".

Der Schlüssel ist es einen erfahrenen Partner an der Seite zu haben, der einen in der Routeplanung unterstützt und entlang des Weges als Begleiter und Reiseführer zur Seite steht. Laufen muss man aber selber.

Die grösste Cyber Security Schwäche ist das SmartPhone

In meiner aktuellen Tätigkeit im Rahmen eines Mandats beschäftige ich mich mit dem Thema Cyber Security. Der verlinkte Artikel macht sehr schön deutlich wo heute die grössten Gefahren lauern. In Sachen Data Leakage ist es das Smartphone sowie die Nutzung von Email sowie von Consumer Cloud Services. 

Artikel HBR: https://hbr.org/2016/09/your-biggest-cybersecurity-weakness-is-your-phone

Jedoch wäre dies zu eng gedacht. Natürlich müssen wir uns weiterentwickeln und nicht mehr das Device, sondern die Daten schützen. Aber nur dies zu tun, wäre zu wenig. Wie aktuelle Entwicklungen im Bereich Hacking zeigen, ist auch der Schutz von Attachen zu verbessern. Gerade neulich hat Yahoo informiert, dass rund 500 Mio Useraccounts gehacked wurden. Bei Dropbox waren es rund 70 Mio Accounts. Die folgende Grafik zeigt die grössten Data Leakages auf:

Quelle: Business Insider

Quelle: Business Insider

 Es gilt gemäss dem Cyber Security Framework von NIST zwei grosse Bereiche von Cyber Risk:

  • Reduce Risk of Attacks on IT Service(s) and System(s)
  • Reduce Risk of Data Leakage

Starten Sie noch heute und folgen Sie den Empfehlungen der Autoren des Artikels:

(Bildnachweis: Siehe verlinkter Artikel)

Führungskräfte in der Digitalen Ära

Einleitung

Die Anforderungen an Führungskräfte im Digitalen Zeitalter erhöhen sich massiv. Nicht nur der sich immer schneller entwickelnde technologische Fortschritt setzt bestehende Geschäftsmodelle unter Druck, sondern vor allem die unterschiedlichen Generationen, welche als Kunden und Mitarbeitende Anforderungen an die unternehmerische Tätigkeit stellen, benötigen Führungskräfte, welche ihre Führungsaufgabe nicht als Nebenjob betrachten. Aktuell sehen wir eine meiner Meinung noch nie dagewesene Spannung zwischen den Generationen - die Digital Natives im Alter von 17-35 treffen auf die Baby Bommers, welche bald pensioniert werden. Dieses Spannungsfeld gilt es zu managen und die Stärken beider Gruppen zu kombinieren. Gerade in der Schweiz ist der Generationenvertrag seit Jahrzehnten ein Basisverständnis unserer Gesellschaft. Das "Meister-Gesellen-Prinzip" hat über Generationen wunderbar funktioniert und die Erfahrung der älteren Erwerbstätigen ging and die Jungen über. Auf der anderen Seite haben ältere Generationen von den neuen Möglichkeiten Gebrauch gemacht, welche ihre jungen Kollegen ihnen gezeigt haben. Wenn wir noch besser die Generationen mit ihren Stärken zusammenbringen können, erzielen wir echte Innovation und können Neues entwickeln, ohne immer wieder die gleichen Fehler zu machen.

Diese Generationenfrage erachte ich als wichtigsten Treiber in der Digitalen Ära. Natürlich haben wir neue technologische Möglichkeiten wie Social Media, Big Data, Mobility und die Cloud, aber nur wenn wir mit den Kunden und Mitarbeitenden die Transformation erfolgreich bewältigen können, sind wir parat für diese neue Zeit. In vielen Firmen entstehen aktuell Projekte zum Thema der Digitalisierung im Sinne von abgeschlossenen Vorhaben. Ich erachte dies als nur halbfertig und formuliere es wie diese Woche ein Freund es auf den Punkt brachte: "There is no digital Strategy, there is only strategy in the digital age."

Kompetenzen der Führung in der Digitalen Ära

In erster Linie sind aktuell Führungskräfte gefragt, welche Veränderungsprojekte steuern und gestalten können. Es gilt die Unternehmen in neue Gewässer zu navigieren, ohne zu wissen was dort auf uns wartet. Gleichzeitig müssen etablierte Einkommenskanäle weiterhin gepflegt werden, um so die Transformation finanzieren zu können.

Es braucht also Leader, welche Management-, Change- und Technologiekompetenz vereinen. Integrative Menschen mit hoher Sozialkompetenz, die eine Gruppe mit einer motivierenden Vision in eine bestimmte Richtung steuern können.

Eine aktuelle Studie von IIC Partners Executive Search Worldwide hat die folgenden 5 wichtigen Eigenschaften einer Führungskraft identifiziert:

  • Organisationsweit beeinflussen (Change Manager, Influencer)
  • Innovation treiben (Produkt / Services / Channels / Märkete);
  • Erfahrung mit Digitalen Marketing Channels (Web, Mobile und Social Media);
  • Prozessorientierung leben (Digitales Streamlining von internen Prozessen);
  • Ein “Nimble Thinker” – Fähigkeit digitale Trends und Anforderungen für das eigene Business zu erkennen und zu nutzen

Es ist klar zu erkennen, dass Soft Skills gefragt sind. Man muss Menschen überzeugen können - Top-Down-Befehle werden einfach verpuffen. Es braucht echte Transformation, nicht die nexte Webseite, den Online Store oder den einfachen Ersatz von Papierprozessen hin zu Workflows. Es braucht ein stetiges Hinterfragen des Status Quo, offenes und ehrliches Feedback direkt von der Front, welches Ernst genommen und bewertet wird. Wo nötig sind Sofortmassnahmen zu implementieren. Die Art und Weise wie Unternehmen arbeiten, wird agiler werden, mehr Trial und Error Prozesse verwenden und weniger lange Planungszyklen haben. Oder wie es Albert Einstein gesagt hat: "So einfach wie möglich, aber nicht einfacher."

Führungskraft in der digitalen Ära zu sein, ist etwas vom anspruchsvollsten, was man im Moment machen kann: Es geht um nichts geringeres als die grösste Migration in der Geschichte der neuzeitlichen Unternehmenstätigkeit und damit das Tragen der Verantwortung für das Schicksal von tausenden Mitarbeitenden.

Ich wünsche Ihnen viel Kraft, Weisheit und Erfolg in der Transformation Ihrer eigenen Organisation.

Gäste Zugriff in Office Groups

Endlich ist es soweit, der Gästezugriff auf Office Groups wurde aufgeschaltet. Eine lang erwartete Funktionalität in Office 365 ist verfügbar. Warum ist dies nun so wichtig?

Im Umfeld der Digitalisierung ist es entscheidend, dass ein Unternehmen nicht nur mit den eigenen Mitarbeitenden über Team-, Abteilungs- und Landesgrenzen hinweg zusammenarbeiten kann, sondern auch Partner und Kunden Zugriff im Rahmen der firmenübergreifenden Arbeit erhalten. Dies ist nun endlich möglich. Als User kann ich einfach und schnell Personen, welche nicht Teil meines Unternehmens sind, Zugriff auf den Zusammenarbeitsraum ermöglichen.

Durch den Umstand, dass dies für eine Office Group möglich ist und nicht nur beispielsweise als DropBox, erhalte ich nicht nur die Möglichkeit Daten zu teilen, sondern auch gemeinsam an einem OneNote zu arbeiten und auch Informationen in einem Feed zur Verfügung zu stellen.

Ebenso ist bereits Information Rights Management integriert, so dass ich die wertvollen Daten verschlüsseln kann. Auf diese Weise ist nach Ablauf des Zugriffs auf die Office Group auch der Zugriff auf die Dokumente nicht mehr möglich, auch wenn sie bereits aus der Gruppe hinauskopiert wurden.

Sie wollen mehr über die Möglichkeiten des Digitalen Arbeitsplatzes erfahren oder einfach nur wissen, wie man mit Office 365 modern arbeiten kann? Treten Sie noch heute mit uns in Kontakt.

(Bildnachweis: Siehe verlinkter Artikel)

dinovo Arbeitsplatz Teil 5: Aufgabenverwaltung

Einführung

Der vorliegenden Blogartikel beschäftigt sich mit einem der wichtigsten Themen, wenn es um Zusammenarbeit geht – das gemeinsame Task Management oder eben kollaborative Aufgabenverwaltung. Nun könnte man berechtigterweise festhalten, dass die Firma dinovo als Startup kein kollaboratives Task Management benötigt. Dies ist absolut richtig und doch nicht ganz zu Ende gedacht. Die dinovo berät Firmen im Bereich des digitalen Arbeitsplatzes und dazu gehört definitiv und unzweifelhaft die Aufgabenverwaltung. Nur so können wir Emails reduzieren und die Informationsbeschaffung von Mitarbeitenden von einer Bring- zu einer Hohlschuld verändern.

Deshalb habe ich auch für mich alleine die Task Verwaltung so aufgebaut, dass mein Arbeitsfortschritt so dokumentiert ist, dass sich meine Teammitglieder ohne zusätzliche Emailflut über den Verlauf der Arbeiten informieren können.

So werde ich im Blogartikel zum einen über Task Management von mir persönlich sprechen wie auch die Erfahrungen aus meiner Vergangenheit als CEO eines IT Dienstleisters und Projektleiters von grossen und kleinen Projekten einfliessen lassen.

Persönliche Aufgabenverwaltung

Meine persönliche Aufgabenverwaltung funktioniert nach dem Getting Things Done Prinzip (GTD) von David Allen. Dieses Prinzip habe ich vollständig mit der Verwendung von Outlook umgesetzt. Grundsätzlich funktioniert das Prinzip entlang eines Wasserfalls (Siehe nachfolgendes Bild):

Bild: Wikipedia

Bild: Wikipedia

Am wichtigsten ist der so genannte Eingangskorb. Damit nichts vergessen geht, muss alles dort rein. Im Kontext von Outlook ist offensichtlich, dass der Posteingang dieser Trichter ist. Und so sende ich mir oft Emails selber, um sie zu gegebener Zeit zu bearbeiten. Für mich selber habe ich die Regel aufgestellt, am Tagesabschluss den Posteingang leer zu haben. Dies entspricht auch der Methode von GTD: Entweder kann man eine Aufgabe, welcher weniger als 2 Minuten Aufwand generiert, direkt erledigen. Wenn nicht, dann ist eine Aufgabe einzuplanen oder zu delegieren und nachzuverfolgen.

Im Sinne von gutem und verlässlichem Zeit Management muss im Kalender für die Aufgabenerledigung Zeit eingeplant werden. Nicht einfach der Tag, an dem man es machen will. Vergessen Sie auch nicht den Termin mit sich selber, um Zeit zu haben für das Sinnieren und Verarbeiten von Erledigtem und das mentale Vorbereiten von Bevorstehendem.

Mehr dazu findet man in den Büchern von Lothar Seiwert.  

Die Nachverfolgung und die Einplanung von Aufgaben habe ich immer mit der Outlook Funktionalität «Track Changes» oder auf Deutsch «Zur Nachverfolgung» erledigt. Dies funktioniert auch auf Emails und so kann man Aufträge ebenso nachverfolgen. Mir ist aber wichtig zu erwähnen, dass dies der old way ist. Eigentlich müssten Task Verwaltungssysteme sich von sich aus melden, wenn Tasks überfällig sind und den Auftraggeber wie auch den Besitzer informieren.

Kollaborative Aufgabenverwaltung

Wie funktioniert nun aber eine kollaborative Aufgabenverwaltung? Am wichtigsten ist der Umstand, dass die Dokumentation der Aufgaben nicht in Outlook erfolgen darf, da diese Informationen nicht zwangsläufig für andere zugänglich sind (in Abhängigkeit wie die Kalender zugänglich sind). Deshalb müssen die Planung und die Zuteilung ersichtlich sein. Früher habe ich versucht, dies mit SharePoint zu erledigen, aber die Integration in Outlook ist einfach zu schlecht und damit die Aufgabenverwaltung zu kompliziert.

Probieren könnte man die Verwendung von Microsoft Planner oder Trello als Werkzeug, aber auch hier fehlt mir die einfache Integration in die bestehenden Werkzeuge. Beim Planner erwarte ich, dass dies in Zukunft besser werden wird. In Sachen Gamification ist ToDoIst eine gute Sache und sogar mehr oder weniger sinnvoll in Outlook integriert.

Die wunderbarste Integration habe ich aber bis jetzt im Produkt «Teamleader» gefunden. Dort erfolgt die Planung einer Aufgabe direkt im Kalender innerhalb des Produktes und der Kalendereintrag wird dann nach Outlook synchronisiert. Die Aufgabe kann dort an verschiedenen Themen hängen (CRM, Projekte, Tickets) und so habe ich meinen Aufgabenkorb stets im Griff. Problem bei Teamleader: Standalone Lösung ohne Möglichkeit der Integration oder Anpassung.

Damit gibt es faktisch für mich nur eine Lösung: Aktivitäten in Microsoft CRM. Wer jedoch bereits einmal damit gearbeitet hat, weiss wie mühsam sich dies präsentiert. Weit weg von dem, was ich mir vorstellen würde. Aber die Kunden, Offerten, Projekte und Kontakte sind bereits alle im CRM, da müssen die Aufgaben auch rein. Positiv dabei ist, dass die Synchronisation der Aufgaben von CRM in Outlook bereits verfügbar ist durch das CRM AddIn. Die Übersicht ist also gegeben im Outlook Kontext. Aber wie soll ein produktives schnelles Arbeiten möglich sein?

Resco Mobile CRM

Nach langem Suchen habe ich dann glücklicherweise resco Mobile CRM entdeckt. Diese Firma hat sich spezialisiert auf die Bereitstellung von mobilen Clients für Dynamics CRM und seit neuestem auch für Google Apps für Work, Salesforce und Oracle CX. Dieser Client ist auf Android, iPhone, Windows Phone und sogar als Windows Desktop App verfügbar. Damit zündet Dynamics CRM den Turbo – es wird so richtig schnell! Die Arbeit an Kontakten, Firmen, Projekten und vor allem an Aktivitäten (Aufgaben) gestaltet sich schnell und das Handling ist sehr einfach. Automatisch sind die Aufgaben in Dynamics CRM dokumentiert und können auf verschiedenste Weisen in Listen aufbereitet werden. So gestaltet sich auch die Nachverfolgung ganz einfach. Ebenso können bei Bedarf Workflows zur Notifikation erstellt werden.

Bild: Resco Mobile CRM

Bild: Resco Mobile CRM

Zu guter Letzt lässt sich resco CRM mit dem Tool Woodford sehr stark an die eigenen Bedürfnisse anpassen. So konnte ich Assistance PSA, die Erweiterung von CRM, welche ich für Projekt Management nutze, in resco CRM integrieren und habe nun auch diese Angaben jederzeit auf allen Geräten und sogar offline im Zugriff.

Damit ändert sich der Workflow der eigenen Arbeit an Aufgaben für mich nur sehr gering: Mein Eingangskorb ist immer noch der Posteingang von Outlook und ich sehe sowohl in Outlook wie auch in CRM alle meine Aufgaben. Lediglich die Erstellung einer Aufgabe erfolgt nicht mehr in Outlook, sondern in Resco CRM inkl. Zuordnung zum Kontext (Kontakt, Projekt, Offerte). Nach kurzer Zeit sehe ich dann die Aufgabe durch die Synchronisation auch in Outlook. Ganz wenige Sachen bleiben nur in Outlook, da ich sie als nicht spannend erachte für die Zusammenarbeit. 

Fazit

Die Nutzung von resco CRM als Client für die Arbeit mit Dynamics CRM Online hat mir die fehlende Performance gebracht. Nun habe ich höchste Produktivität in der Arbeit mit CRM, besonders im Bereich Task Management. Unterschied zu früher: Den Fortschritt sehen meine Kollegen ebenso in CRM und die Information ist nicht vergraben in meinem Outlook. Meine persönliche Arbeitstechnik hat nicht geändert, sondern funktioniert weiterhin entlang von David Allan's Getting Things Done. 

Wie lösen Sie da Thema Aufgaben Management im Team? Schreiben Sie mir auf Social Media oder kommentieren Sie diesen Artikel direkt untenstehend.

Nächstes Thema: Internetseite

The 10 commandments of digital transformation

276337_l_srgb_s_gl.jpg

Ein kurzer und knapper Artikel, der die 10 Gebote für eine erfolgreiche digitale Transformation aufzählt. Ob es nun genau diese 10 sind, lasse ich mal dahingestellt, aber sicherlich haben alle eine grosse Relevanz für die Schaffung eines digitalisierten und transformierten Unternehemens. Sie sind auch sehr kompatibel mit dem dinovo Digitalisierungskreis.

  • Führung, Vision und Commitment ist am wichtigsten
  • Die Transformation muss einen Sinn haben und Wert schaffen
  • Den Customer Journey verstehen (soweit dies möglich ist)
  • Webseite, Social Media, eCommerce und Backendsysteme wie CRM und ERP müssen synchronisiert sein und eine einheitliche Eperience haben
  • Schrittweise Verbesserung durch Kundenfeedback
  • Partnerschaften, Partnerschaften, Partnerschaften
  • Business Modelle überdenken
  • Der Mensch im Zentrum
  • Geduld

(Bildnachweis: Siehe verlinkter Artikel)

Insurance Digital Transformation: Preventing, Not Compensating, Loss

Das SAP Hausmagazin Digitalist hat einen spannenden Artikel publiziert zum Thema "Digitalisierung im Versicherungsbereich - Schaden verhindern, statt kompensieren".

Insurance Digital Transformation: Preventing, Not Compensating, Loss

Man erfährt wie das Internet der Dinge (IoT) sowie Wearables den Versicherungen durch die Nutzung von Big Data erlauben, Schäden nicht zu kompensieren, sondern statistisch früh zu erkennen und entsprechende Massnahmen einzuleiten.

Auf der einen Seite höchst innovativ, auf der anderen Seite frage ich mich in solchen Modellen immer, warum ich für diese wertvollen Informationen, die ich zur Verfügung stelle, keine Entschädigung erhalte... Die Einsparungen bei Versicherungen durch die Nutzung meiner und damit aller Daten der Versicherten, sind um ein vielfaches höher, als die kleine Prämienverbilligung.

Ob sich der User von solchen Devices in Zukunft anders verhalten wird? Was sind meine Daten wert?

(Bildnachweis: Siehe verlinkter Artikel)

 

 

Change Management als entscheidender Faktor der Digitalen Transformation

Auf diginomica.com findet sich ein bemerkenswerter Artikel, der wie auch der dinovoDigitalisierungskreis feststellt, dass nicht Technologie, sondern Change Management der entscheidende Faktor für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte (Digitale Transformation) ist. 

Dieser Meinung ist auch Kevin Reilly, ein erfahrener CIO, und führte an seiner Keynote an der Controlling 2016 (SAP Event) den Erfolg für Transformationsprojekte auf drei simple Faktoren zurück:

  • Mitarbeitende wissen was von ihnen erwartet wird
  • Mitarbeitende haben die information, Fähigkeiten und Tools, um erfolgreich zu sein
  • Mitarbeitende sind für die Resulate verantwortlich

Reilly stellt ebenso fest, dass wir seit der Einführung der Computer ständig digitalisieren: “We were digitally transforming things, and we’ve never really stopped.” Aber was sich ändert, ist die Geschwindigkeit:

"The only difference is the speed in which we’re moving… In simple terms, digital transformation and change management align really well."

Der Artikel endet mit der Feststellung, dass das Ziel von gutem Change Management in Software Einführungsprojekten eine gute Userakzeptanz ist. Dies erreichen wir nur, wenn möglichst viele unterschiedliche Meinungen im Wettbewerb der Ideen gegeneinander antreten. Diversity ist wie so oft der Schlüssel:

"Bitte separiert die Menschen nicht in euren Teams. Sperrt sie alle in einen Raum, schliesst die Türe und stellt sicher, dass die Leute alle miteinander sprechen müssen. Gemeinsam werden sie ein besseres Resultat erreichen als je jemand im Alleingang erzielen wird. Wenn ich persönlich in einem Raum bin mit Personen, welche eine andere Meinung als ich vertreten, dann entwickeln wir grossartige neue Ideen. Sie werden einen selber verrückt machen, aber man geht gemeinsam in die gleiche verrückte Richtung vorwärts. Und deshalb braucht es den Wettbewerb der Ideen."

(Bildnachweis: Siehe verlinkter Artikel)

Der echte digitale Arbeitsplatz kommt aus der Cloud

Das Beratungshaus Avanade behauptet, dass nur ein Arbeitsplatz in der Cloud ein echter digitaler Arbeitsplatz sein kann. Sie empfehlen die Nutzung von Office 365 und Azure um die Produktivität der Mitarbeitenden nachhaltig zu verbessern. Als Joint Venture zwischen Microsoft und Accenture müssen sie wohl auch diese These vertreten. Sie wird jedoch auch wissenschaftlich belegt mit einer Studie aus dem Jahre 2015.

Die Studie zeigt gemäss einem Artikel auf Cloud Computing Insider auf, dass 100% aller befragten Unternehmen, die Softwarelösungen für einen digitalen Arbeitsplatz eingeführt haben, mindestens einen wirtschaftlichen Vorteil als direktes Ergebnis verzeichnen können. Rund 61% der Unternehmen erlangten zum Beispiel eine gesteigerte Produktivität, während 44% eine erhöhte Mitarbeitermotivation und 40% ein direktes Umsatzwachstum verzeichnen konnten.

Meine Beurteilung geht auch in die gleiche Richtung. Aktuell nutze ich 100% Cloud Services und bin ausserordentlich zufrieden. Nicht nur die Zuverlässigkeit ist super, sondern auch die Performance kann sich sehen lassen. Wenn ich dies mit meiner On Premise Vergangenheit vergleiche mit wochenlangen Infrastrukturbereitstellungszyklen und teuren Basissystemen, dann freue ich mich sehr, dass ich persönlich im Cloud Zeitalter angekommen bin.

(Bildnachweis: Siehe verlinkter Artikel)

dinovo Arbeitsplatz Teil 4: Buchhaltungssoftware

Einführung

Im vorliegenden Blogeintrag geht es um die Abwicklung der Rechnungsstellung sowie der Integration der Systeme in die Finanzbuchhaltung. Zudem gehen wir auf die Verarbeitung von Kreditoren und Spesen ein sowie die Nutzung von Sachbearbeitungsdienstleistungen für die Buchhaltung an sich.

Run my Accounts

Nach umfassender Evaluation der verschiedenen Möglichkeiten habe ich mich für die Nutzung der Dienstleistungen der Firma Run my Accounts aus Stäfa entschieden. Von Run my Accounts kann ich nicht nur die Buchhaltungssoftware nutzen, sondern erhalte auch einen so genannten Online Buchhalter – also eine Person, welche für meine Buchhaltung zuständig ist. Ebenso habe ich die Möglichkeit, nach Bedarf bei Run My Accounts Treuhandleistungen zu beziehen, beispielsweise für den Jahresabschluss oder die Mehrwertsteuerabrechnung. Dies erlaubt mir eine äusserst flexible Nutzung von Expertenwissen.

Erwähnenswert ist auch, dass Run my Accounts pauschalisiert abrechnet und so die monatlichen Kosten berechenbar werden – grossartig. Übrigens, Run my Accounts sagt von sich selber, dass sie nicht nur für Kleinstfirmen, sondern für Kunden bis zu 100 Mitarbeitenden hervorragend aufgestellt sind.

Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung erfolgt in einem ersten Schritt im Dynamics CRM in Kombination mit Assistance PSA. Dies haben wir bereits im letzten Artikel angeschaut. So wird ein Rechnungsobjekt kreiert, welches dann per manuellem CSV Export und Import an das Buchhaltungssystem übergeben wird. Bei grösseren Volumen ist natürlich auch eine automatische Schnittstelle verfügbar und man kann über die REST API die Systeme verbinden. Sogar eine Integration zu Zapier ist vorhanden.

Die Rechnung wird dann aus Run my Accounts ausgedruckt und gebucht. Was vorhanden sein muss, ist natürlich ein Kunden- und Artikelstamm. Auch dieser kann automatisiert gepflegt werden. Ebenso hat mir Run my Accounts zusammen mit der ZKB das Generieren und Drucken von ESR Einzahlungsscheinen zur Verfügung gestellt.

Mehr zur Rechnungsstellung findet man unter diesen Videos:

Kreditoren

Das Herz der Dienstleistung von Run My Accounts liegt in der Abwicklung von Kreditoren. Damit habe ich faktisch gar nichts zu tun. Ich scanne die Rechnungen ein, ziehe sie wie von SharePoint gewohnt per Drag and Drop in die Buchhaltungssoftware und ab da passiert die Automatisierung. Die Belege werden automatisch erfasst und kontiert. Ich muss nur noch die Kontierung im Workflow Modul freigeben und erhalten kurze Zeit später die Avisierung, dass das DTA File im eBanking zur finalen Zahlung bereit ist. Ich glaube einfacher geht es kaum. Run my Accounts nennt dies «Buchhaltungsfabrik» und genauso erlebe ich es Tag für Tag: hochautomatisiert, alles eingespielt, super Qualität.

Mehr zum Workflowmodul erfahren Sie hier: https://www.runmyaccounts.ch/online-buchhaltungs-software/workflow/

Spesen

Als so genannter Road Warrior, also als eine Person, welche durch ihre Tätigkeit stets unterwegs ist, möchte ich die Spesenabrechnung möglichst effizient gestalten und unterwegs erledigen können. Deshalb habe ich mich für die Lösung von Expensify entschieden. Das Gute dabei: Expensify harmoniert super mit Run my Accounts. Ich lade die Spesenabrechnung einmal pro Monat in die Buchhaltung hoch und ab dort passiert wieder alles automatisch. Und das zu den Kosten von einem einzigen Beleg.

Wie funktioniert das nun mit der Spesenabrechnung unterwegs? Grundsätzlich stellt Expensify verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Mobile App, Webzugriff, Emailadresse. Ich benötige in den meisten Fällen nur die App und das Versenden von Email inkl. Beleg im Attachment. Der Ablauf ist denkbar einfach:

  • Physische Belege
    Die physischen Belege werden mit dem Smartphone gescannt (fotografiert) und das wars auch schon. Die App erkennt den Firmennamen, den Betrag, die Währung und das Datum. Ebenso wird eine Kontierung vorgeschlagen basierend auf Themen: Beispielsweise weiss Expensify, dass für Reisen das Konto 6640 verwendet wird. So muss ich nur am Ende des Tages einen Kontrollblick auf die verarbeiteten Belege werfen. Hier ein Video zur Handhabung.
     
  • SBB und andere elektronische Belege
    Die SBB sendet für jedes Bahnticket, das ich per Mobile App Preview bestelle eine Email inkl. Link zum Belege an meine Emailadresse. Dieses PDF sende ich dann per Email an receipts@expensify.com und der Beleg wird genau gleich wie beim Fotografieren des physischen Belegs automatisch verarbeitet.

Am Ende des Monats kann ich ein grosses PDF erstellen lassen mit dem Buchungsbeleg und allen Belegen und dieses an Run my Accounts übergeben. Wenn Sie für Ihre Mitarbeitenden noch die Spesenabrechnung genehmigen wollen, ist auch dies mit Expensify möglich.

Die physischen Belege lege ich noch in einem Ordner ab und erfülle auf diese Weise auch die regulatorischen Anforderungen.

Weil ich sehr begeistert bin vom Produkt und wie es mit Run my Accounts zusammen funktioniert, hier noch ein Video des CEO von Expensify. Man erkennt so wunderbar wie er seine Berufung in die Tat umgesetzt hat.

Lohnbuchhaltung

Für Firmen bis 10 Mitarbeiter ist auch die von Run my Accounts zur Verfügung gestellte Lohnbuchhaltung in Excelform sehr hilfreich. Einmal die Ansätze der Sozialversicherungen richtig eingeben, fertig. Mehr zur Lohnbuchhaltung finden Sie hier: https://www.runmyaccounts.ch/download-lohnbuchhaltung/

Fazit

Wie man unschwer erkennen kann, ich bin im Zeitalter der Digitalisierung angekommen. Die Nutzung der Buchhaltungsfabrik in Kombination mit der Online Buchhaltung der Run my Accounts sowie der Spesenverarbeitung von Expensify reduziert meinen administrativen Aufwand auf ein absolutes Minimum. Ich bin begeistert wie einfach Buchhaltung heute sein kann.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? Nutzen Sie dafür das untenstehende Kommentarfeld oder schreiben Sie mir per Email oder Social Media.

Nächstes Thema: Aufgabenverwaltung