dinovo Digitaler Arbeitsplatz Teil 2: Email und Collaboration

Einführung

Im letzten Artikel (Link) haben wir uns mit modernen Endgeräten mit der Möglichkeit der Stifteingabe und deren Sicherheit auseinandergesetzt. Heute geht es um den Email Service sowie die Ablage von Dokumenten und der Zusammenarbeit mit Dokumenten.

Email Service

Der Emailservice bezieht dinovo über Office 365, dem Produktivitätsangebot der Microsoft. Zum Emailservice gehört aber auch eine eigene Domäne (dinovo.ch). Diese wurde bei der Firma cyon in Basel gehostet. Warum cyon? Cyon bietet mit so genannten DNS Vorlagen eine sehr simple Möglichkeit, die eigene Webadresse für Office365 zu konfigurieren. Zudem ist die Oberfläche einfach zu verstehen und sämtliche Aktionen können elektronisch in ihrem Portal durchgeführt werden. Die Aufschaltung von Email mit Office 365 funktioniert sehr einfach. Das Abo lösen, Kontaktangaben und Kreditkarte eingeben, fertig. Ich empfehle für den typischen KMU bis 300 Benutzern das Abo Business Premium. Dieses enthält neben Email auch die nötigen Funktionalitäten für Chat, Dokumentenablage sowie die Office Applikationen für Windows, Mac und die Mobilgeräte (iPhone und Android).

Die eigene Adresse wird mittels einem Wizard integriert und innert kurzer Zeit ist das Email aufgeschaltet und funktionsfähig. Übrigens, mit dem Emailservice von Microsoft erhalten Sie nicht nur eine moderne Mailplattform, sondern auch die neuesten Funktionalitäten im Bereich Malware Schutz für Email. Microsoft verarbeitet hunderte von Millionen Emails täglich und kann so bereits früh auf Angriffe reagieren. Zudem ist es Ihnen auch möglich, Emails zu verschlüsseln und so vor unbefugtem Zugriff auf dem Weg zum Empfänger zu schützen.

Dokumentenablage

Die Dokumentenablage ist unterteilt in die Ablage von persönlichen Dokumenten sowie die Ablage von Dokumenten, welche auch andere Mitarbeitende oder Partnerunternehmen nutzen möchten und damit so genannte Collaboration (englisch für Zusammenarbeit) betreiben wollen. In Zeiten der Digitalisierung ist es wichtig, dass Dokument bei Bedarf auch mit Personen ausserhalb des Unternehmens geteilt werden können – natürlich auf sichere und strukturierte Art und Weise. In Office 365 hat man verschiedene Möglichkeiten der Dokumentenablage: OneDrive for Business, SharePoint oder Office Groups. Gemäss aktueller Kommunikation von Microsoft, werden Office Groups und die SharePoint Dokumentenablage in Teamräumen bis Ende 2016 zusammenwachsen und so eine einheitliche Experience für den User ermöglichen. Hier einige relevante Links zur Thematik:

Warum wurden nun Office Group gewählt und nicht eine einfache Teamsite in SharePoint (auch wenn diese bald zusammengeführt werden)? Office Groups ist nicht nur eine Dokumentenablage, sondern ermöglicht die Zusammenarbeit über alle Services von Office 365 hinweg. Pro Gruppe (deutsch für Groups) wird ein Bereich für Dokumente, ein OneNote Notizbuch, ein Message Feed sowie auch im Hintergrund ein Office Planner zur Arbeit an Aufgaben und ein PowerBI Bereich (Video) zur Darstellung von Auswertungen erstellt. Damit hat ein Team faktisch alle Funktionalitäten an der Hand, gemeinsam die gewünschten Resultate zu erzielen und dabei den aus Produktivitätssicht optimalen Weg beschreiten zu können.

Das wichtigste an Office Groups ist aber die Möglichkeit, auch externe Personen zur Zusammenarbeit einzuladen (angekündigte Funktionalität bis spätestens Ende 2016). Dies ist gerade in einer sich immer mehr in Netzwerken organisierende Wertschöpfung unverzichtbar. Als Benutzer möchte ich wie von DropBox gewohnt einfach mit Partnern, Lieferanten oder auch Kunden zusammenarbeiten können.

Update 15.09.2016:
Die Funktionalität des Einladens von externen Gästen ist mittlerweile von Microsoft aufgeschaltet worden (Link).

Die persönlichen Dokumente werden in OneDrive for Business abgelegt und sind so jederzeit im Zugriff, egal ob auf dem Handy, auf dem Laptop oder online. Ebenso wird bis Ende 2016 die Synchronisation von Gruppendateien auch möglich sein.

Möchte man weitere Informationen teilen, welche nicht in Dokumenten abgelegt sind, so ist unter Office 365 auch die Erstellung von Intranetinhalten möglich. Diese Intranetinhalte können auch auf einer mobilen App angezeigt werden. Ebenso ist es mit Yammer möglich, Newsinhalte ähnlich wie bei Facebook mit anderen zu teilen.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? Nutzen Sie dafür das untenstehende Kommentarfeld oder schreiben Sie mir per Email oder Social Media.

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