dinovo Arbeitsplatz Teil 3: CRM, Projektverwaltung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung

Einführung

In den letzten beiden Blogartikeln haben wir uns über die Themen Endgeräte, Collaboration, Dokumentenablage und Email Gedanken gemacht, alles im Kontext der Anforderungen der Digitalisierung. Heute geht es um den Kern der täglichen Arbeit eines Beraters mit den folgenden Themen:

  • Kundenverwaltung und Angebote (CRM)
  • Projekte und Leistungserfassung
  • Rechnungserstellung und Buchhaltung

In all diesen Themen ist natürlich die Ablage von Dokumenten von entscheidender Bedeutung. Es gibt viele Tools auf dem Markt, welche als so genannte Agenturlösungen oder auf Englisch Professional Service Automation (kurz PSA) Lösungen die Herausforderungen von Dienstleistungsunternehmen adressieren. Aber nur wenige behalten das Dokumenten Management im Auge und bieten in diesem Bereich tolle Lösungen. Neben der Arbeit mit Dokumenten ist die Verfügbarkeit einer oder mehrerer Mobile Apps sehr wichtig, damit man die alltäglichen Arbeitsschritte auch unterwegs erledigen kann.

Kundenverwaltung und Angebote

Die Kundenverwaltung steht natürlich im Zentrum. Ich benötige für meine tägliche Arbeit Firmen (Kunden, Lieferanten, Partner, etc.), Adressen, Kontakte und Angebote (Opportunities). Diese Elemente pflege ich alle in Dynamics CRM Online. Unterwegs nutze ich die verfügbare iPhone App oder für normale Tätigkeiten auch die Windows App auf dem Surface. Das Outlook AddIn habe ich ebenso installiert und verwende die Synchronisation von Kontakten und Aufgaben. Damit habe ich die Kontakte nicht nur auf dem Laptop innerhalb von Outlook, sondern auch auf meinem Smartphone.

Die Dokumente liegen natürlich in SharePoint Online über die entsprechende Integration von CRM. Wer gerade noch die Berechtigungen von CRM auf den automatisch erstellten SharePoint Ordner übertragen möchte, nutzt dazu den Connecting Software CRM Permission Replicator.

Die Funktionalität von Dynamics CRM lässt sich fast beliebig anpassen. Wenden Sie sich dazu an den CRM Partner ihrer Wahl.

Projekte und Leistungserfassung

Direkt integriert als Addon zu Dynamics CRM nutze ich die Software vom holländischen Unternehmen Assistance Software. Dieses Unternehmen hat sich spezialisiert auf die Bedürfnisse von Dienstleistern und stellt sogar Branchentemplates zur Verfügung. Damit arbeite ich in der gewohnten CRM Oberfläche und habe einfach die nötigen zusätzlichen Elemente zur Verfügung. Am wichtigsten ist natürlich das Projektmodul, da dort die Stammdaten der Projekte verwaltet werden. So ist es möglich, die verschiedensten Projekttypen (T&M, Fixpreis, etc.) zu nutzen oder auch direkt vorgegebene Abläufe als Vorlage zu hinterlegen.

Sehr wertvoll finde ich aber vor allem den Fokus auf Budget vs. Ist-Zahlen wie auch die aufbereiteten Reports für den Überblick über Kosten, Aufgaben, Meilensteine und Ressouren.

Die Leistungserfassung erfolgt entweder über die Mobile App direkt von unterwegs oder per komfortabler Erfassung innerhalb von CRM. Sogar eine Integration zum Outlook Kalender ist verfügbar, so können Personen, welche ihre Woche in Outlook planen, von den bereits erfassten Informationen profitieren.

In der jüngsten Vergangenheit hat Dynamics CRM eine Office Groups Integration erhalten. Warum ist dies nun wichtig? Office Groups haben wir bereits im letzten Blogartikel kennen gelernt. Dynamics CRM kann automatisch oder auf Wunsch des Benutzers pro Projekt eine solche Gruppe erstellen. Dies bedeutet, dass ich als Benutzer für den kollaborativen Teil meiner Arbeit die gleiche gewohnte Umgebung nutzen kann wie ich dies auch sonst im Umgang mit Dokumenten machen.

Wie erwähnt wird bis Ende Jahr die Funktionalität zur Verfügung stehen, auch externe Teilnehmer zu meiner Gruppe einzuladen. Dies bedeutet, dass ich im Kontext von Projekten auf Knopfdruck ein Mini-Extranet zur Verfügung habe und so auch mit Dritten ausserhalb meiner Unternehmung zusammenarbeiten kann.

Gerade gestern hat Microsoft informiert, die bereits angekündigte Funktionalität der Integration von Gruppen mit der SharePoint Technologie ab sofort zur Verfügung zu stellen. Damit kann das Mini-Extranet – unser Projektraum – auch auf statische Inhalte wie Auswertungen, Texte, Videos oder Bilder enthalten. Mehr zu den Neuerungen erfahren Sie im folgenden Blogartikel von Microsoft.

Ebenso kann dieses Mini-Extranet auf dem Handy konsumiert werden und so hat der Benutzer oder die Benutzerin die Dokumente und sonstigen Informationen jederzeit im Zugriff.

Als Kleinunternehmung stehen mir so die Mittel zur Verfügung, meinen Kunden und Partnern in verschiedensten Zusammenarbeitssituationen den bestmöglichen Service zu bieten. Ebenso bin ich auf neue Formen der Kooperation in Netzwerken vorbereiten, welche mit den Entwicklungen der Digitalisierung Einzug halten werden – Collaboration ab Dokumenten ohne dass sie per Email hin und her geschickt werden müssen.

Rechnungsstellung und Buchhaltung

Sind die Daten erfasst und die Stunden eingegeben, gilt es monatlich eine Rechnung zu stellen. Dies erfolgt ebenso im in Dynamics CRM / Assistance PSA mitgelieferten Rechnungsmodul (Video mit alter CRM Version aufgenommen). Die Daten werden dann entweder per REST API oder in meinem Fall per csv Export und Import ins Buchhaltungssystem übertragen.

Wie sich die Arbeit im Buchhaltungssystem präsentiert und wie ich tagesaktuell die Auswertungen zur Verrechenbarkeit oder der Salespipeline zur Verfügung habe, besprechen wir in einem der späteren Artikel.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? Nutzen Sie dafür das untenstehende Kommentarfeld oder schreiben Sie mir per Email oder Social Media.

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