dinovo Arbeitsplatz Teil 4: Buchhaltungssoftware

Einführung

Im vorliegenden Blogeintrag geht es um die Abwicklung der Rechnungsstellung sowie der Integration der Systeme in die Finanzbuchhaltung. Zudem gehen wir auf die Verarbeitung von Kreditoren und Spesen ein sowie die Nutzung von Sachbearbeitungsdienstleistungen für die Buchhaltung an sich.

Run my Accounts

Nach umfassender Evaluation der verschiedenen Möglichkeiten habe ich mich für die Nutzung der Dienstleistungen der Firma Run my Accounts aus Stäfa entschieden. Von Run my Accounts kann ich nicht nur die Buchhaltungssoftware nutzen, sondern erhalte auch einen so genannten Online Buchhalter – also eine Person, welche für meine Buchhaltung zuständig ist. Ebenso habe ich die Möglichkeit, nach Bedarf bei Run My Accounts Treuhandleistungen zu beziehen, beispielsweise für den Jahresabschluss oder die Mehrwertsteuerabrechnung. Dies erlaubt mir eine äusserst flexible Nutzung von Expertenwissen.

Erwähnenswert ist auch, dass Run my Accounts pauschalisiert abrechnet und so die monatlichen Kosten berechenbar werden – grossartig. Übrigens, Run my Accounts sagt von sich selber, dass sie nicht nur für Kleinstfirmen, sondern für Kunden bis zu 100 Mitarbeitenden hervorragend aufgestellt sind.

Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung erfolgt in einem ersten Schritt im Dynamics CRM in Kombination mit Assistance PSA. Dies haben wir bereits im letzten Artikel angeschaut. So wird ein Rechnungsobjekt kreiert, welches dann per manuellem CSV Export und Import an das Buchhaltungssystem übergeben wird. Bei grösseren Volumen ist natürlich auch eine automatische Schnittstelle verfügbar und man kann über die REST API die Systeme verbinden. Sogar eine Integration zu Zapier ist vorhanden.

Die Rechnung wird dann aus Run my Accounts ausgedruckt und gebucht. Was vorhanden sein muss, ist natürlich ein Kunden- und Artikelstamm. Auch dieser kann automatisiert gepflegt werden. Ebenso hat mir Run my Accounts zusammen mit der ZKB das Generieren und Drucken von ESR Einzahlungsscheinen zur Verfügung gestellt.

Mehr zur Rechnungsstellung findet man unter diesen Videos:

Kreditoren

Das Herz der Dienstleistung von Run My Accounts liegt in der Abwicklung von Kreditoren. Damit habe ich faktisch gar nichts zu tun. Ich scanne die Rechnungen ein, ziehe sie wie von SharePoint gewohnt per Drag and Drop in die Buchhaltungssoftware und ab da passiert die Automatisierung. Die Belege werden automatisch erfasst und kontiert. Ich muss nur noch die Kontierung im Workflow Modul freigeben und erhalten kurze Zeit später die Avisierung, dass das DTA File im eBanking zur finalen Zahlung bereit ist. Ich glaube einfacher geht es kaum. Run my Accounts nennt dies «Buchhaltungsfabrik» und genauso erlebe ich es Tag für Tag: hochautomatisiert, alles eingespielt, super Qualität.

Mehr zum Workflowmodul erfahren Sie hier: https://www.runmyaccounts.ch/online-buchhaltungs-software/workflow/

Spesen

Als so genannter Road Warrior, also als eine Person, welche durch ihre Tätigkeit stets unterwegs ist, möchte ich die Spesenabrechnung möglichst effizient gestalten und unterwegs erledigen können. Deshalb habe ich mich für die Lösung von Expensify entschieden. Das Gute dabei: Expensify harmoniert super mit Run my Accounts. Ich lade die Spesenabrechnung einmal pro Monat in die Buchhaltung hoch und ab dort passiert wieder alles automatisch. Und das zu den Kosten von einem einzigen Beleg.

Wie funktioniert das nun mit der Spesenabrechnung unterwegs? Grundsätzlich stellt Expensify verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Mobile App, Webzugriff, Emailadresse. Ich benötige in den meisten Fällen nur die App und das Versenden von Email inkl. Beleg im Attachment. Der Ablauf ist denkbar einfach:

  • Physische Belege
    Die physischen Belege werden mit dem Smartphone gescannt (fotografiert) und das wars auch schon. Die App erkennt den Firmennamen, den Betrag, die Währung und das Datum. Ebenso wird eine Kontierung vorgeschlagen basierend auf Themen: Beispielsweise weiss Expensify, dass für Reisen das Konto 6640 verwendet wird. So muss ich nur am Ende des Tages einen Kontrollblick auf die verarbeiteten Belege werfen. Hier ein Video zur Handhabung.
     
  • SBB und andere elektronische Belege
    Die SBB sendet für jedes Bahnticket, das ich per Mobile App Preview bestelle eine Email inkl. Link zum Belege an meine Emailadresse. Dieses PDF sende ich dann per Email an receipts@expensify.com und der Beleg wird genau gleich wie beim Fotografieren des physischen Belegs automatisch verarbeitet.

Am Ende des Monats kann ich ein grosses PDF erstellen lassen mit dem Buchungsbeleg und allen Belegen und dieses an Run my Accounts übergeben. Wenn Sie für Ihre Mitarbeitenden noch die Spesenabrechnung genehmigen wollen, ist auch dies mit Expensify möglich.

Die physischen Belege lege ich noch in einem Ordner ab und erfülle auf diese Weise auch die regulatorischen Anforderungen.

Weil ich sehr begeistert bin vom Produkt und wie es mit Run my Accounts zusammen funktioniert, hier noch ein Video des CEO von Expensify. Man erkennt so wunderbar wie er seine Berufung in die Tat umgesetzt hat.

Lohnbuchhaltung

Für Firmen bis 10 Mitarbeiter ist auch die von Run my Accounts zur Verfügung gestellte Lohnbuchhaltung in Excelform sehr hilfreich. Einmal die Ansätze der Sozialversicherungen richtig eingeben, fertig. Mehr zur Lohnbuchhaltung finden Sie hier: https://www.runmyaccounts.ch/download-lohnbuchhaltung/

Fazit

Wie man unschwer erkennen kann, ich bin im Zeitalter der Digitalisierung angekommen. Die Nutzung der Buchhaltungsfabrik in Kombination mit der Online Buchhaltung der Run my Accounts sowie der Spesenverarbeitung von Expensify reduziert meinen administrativen Aufwand auf ein absolutes Minimum. Ich bin begeistert wie einfach Buchhaltung heute sein kann.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? Nutzen Sie dafür das untenstehende Kommentarfeld oder schreiben Sie mir per Email oder Social Media.

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