dinovo Arbeitsplatz Teil 5: Aufgabenverwaltung

Einführung

Der vorliegenden Blogartikel beschäftigt sich mit einem der wichtigsten Themen, wenn es um Zusammenarbeit geht – das gemeinsame Task Management oder eben kollaborative Aufgabenverwaltung. Nun könnte man berechtigterweise festhalten, dass die Firma dinovo als Startup kein kollaboratives Task Management benötigt. Dies ist absolut richtig und doch nicht ganz zu Ende gedacht. Die dinovo berät Firmen im Bereich des digitalen Arbeitsplatzes und dazu gehört definitiv und unzweifelhaft die Aufgabenverwaltung. Nur so können wir Emails reduzieren und die Informationsbeschaffung von Mitarbeitenden von einer Bring- zu einer Hohlschuld verändern.

Deshalb habe ich auch für mich alleine die Task Verwaltung so aufgebaut, dass mein Arbeitsfortschritt so dokumentiert ist, dass sich meine Teammitglieder ohne zusätzliche Emailflut über den Verlauf der Arbeiten informieren können.

So werde ich im Blogartikel zum einen über Task Management von mir persönlich sprechen wie auch die Erfahrungen aus meiner Vergangenheit als CEO eines IT Dienstleisters und Projektleiters von grossen und kleinen Projekten einfliessen lassen.

Persönliche Aufgabenverwaltung

Meine persönliche Aufgabenverwaltung funktioniert nach dem Getting Things Done Prinzip (GTD) von David Allen. Dieses Prinzip habe ich vollständig mit der Verwendung von Outlook umgesetzt. Grundsätzlich funktioniert das Prinzip entlang eines Wasserfalls (Siehe nachfolgendes Bild):

 Bild: Wikipedia

Bild: Wikipedia

Am wichtigsten ist der so genannte Eingangskorb. Damit nichts vergessen geht, muss alles dort rein. Im Kontext von Outlook ist offensichtlich, dass der Posteingang dieser Trichter ist. Und so sende ich mir oft Emails selber, um sie zu gegebener Zeit zu bearbeiten. Für mich selber habe ich die Regel aufgestellt, am Tagesabschluss den Posteingang leer zu haben. Dies entspricht auch der Methode von GTD: Entweder kann man eine Aufgabe, welcher weniger als 2 Minuten Aufwand generiert, direkt erledigen. Wenn nicht, dann ist eine Aufgabe einzuplanen oder zu delegieren und nachzuverfolgen.

Im Sinne von gutem und verlässlichem Zeit Management muss im Kalender für die Aufgabenerledigung Zeit eingeplant werden. Nicht einfach der Tag, an dem man es machen will. Vergessen Sie auch nicht den Termin mit sich selber, um Zeit zu haben für das Sinnieren und Verarbeiten von Erledigtem und das mentale Vorbereiten von Bevorstehendem.

Mehr dazu findet man in den Büchern von Lothar Seiwert.  

Die Nachverfolgung und die Einplanung von Aufgaben habe ich immer mit der Outlook Funktionalität «Track Changes» oder auf Deutsch «Zur Nachverfolgung» erledigt. Dies funktioniert auch auf Emails und so kann man Aufträge ebenso nachverfolgen. Mir ist aber wichtig zu erwähnen, dass dies der old way ist. Eigentlich müssten Task Verwaltungssysteme sich von sich aus melden, wenn Tasks überfällig sind und den Auftraggeber wie auch den Besitzer informieren.

Kollaborative Aufgabenverwaltung

Wie funktioniert nun aber eine kollaborative Aufgabenverwaltung? Am wichtigsten ist der Umstand, dass die Dokumentation der Aufgaben nicht in Outlook erfolgen darf, da diese Informationen nicht zwangsläufig für andere zugänglich sind (in Abhängigkeit wie die Kalender zugänglich sind). Deshalb müssen die Planung und die Zuteilung ersichtlich sein. Früher habe ich versucht, dies mit SharePoint zu erledigen, aber die Integration in Outlook ist einfach zu schlecht und damit die Aufgabenverwaltung zu kompliziert.

Probieren könnte man die Verwendung von Microsoft Planner oder Trello als Werkzeug, aber auch hier fehlt mir die einfache Integration in die bestehenden Werkzeuge. Beim Planner erwarte ich, dass dies in Zukunft besser werden wird. In Sachen Gamification ist ToDoIst eine gute Sache und sogar mehr oder weniger sinnvoll in Outlook integriert.

Die wunderbarste Integration habe ich aber bis jetzt im Produkt «Teamleader» gefunden. Dort erfolgt die Planung einer Aufgabe direkt im Kalender innerhalb des Produktes und der Kalendereintrag wird dann nach Outlook synchronisiert. Die Aufgabe kann dort an verschiedenen Themen hängen (CRM, Projekte, Tickets) und so habe ich meinen Aufgabenkorb stets im Griff. Problem bei Teamleader: Standalone Lösung ohne Möglichkeit der Integration oder Anpassung.

Damit gibt es faktisch für mich nur eine Lösung: Aktivitäten in Microsoft CRM. Wer jedoch bereits einmal damit gearbeitet hat, weiss wie mühsam sich dies präsentiert. Weit weg von dem, was ich mir vorstellen würde. Aber die Kunden, Offerten, Projekte und Kontakte sind bereits alle im CRM, da müssen die Aufgaben auch rein. Positiv dabei ist, dass die Synchronisation der Aufgaben von CRM in Outlook bereits verfügbar ist durch das CRM AddIn. Die Übersicht ist also gegeben im Outlook Kontext. Aber wie soll ein produktives schnelles Arbeiten möglich sein?

Resco Mobile CRM

Nach langem Suchen habe ich dann glücklicherweise resco Mobile CRM entdeckt. Diese Firma hat sich spezialisiert auf die Bereitstellung von mobilen Clients für Dynamics CRM und seit neuestem auch für Google Apps für Work, Salesforce und Oracle CX. Dieser Client ist auf Android, iPhone, Windows Phone und sogar als Windows Desktop App verfügbar. Damit zündet Dynamics CRM den Turbo – es wird so richtig schnell! Die Arbeit an Kontakten, Firmen, Projekten und vor allem an Aktivitäten (Aufgaben) gestaltet sich schnell und das Handling ist sehr einfach. Automatisch sind die Aufgaben in Dynamics CRM dokumentiert und können auf verschiedenste Weisen in Listen aufbereitet werden. So gestaltet sich auch die Nachverfolgung ganz einfach. Ebenso können bei Bedarf Workflows zur Notifikation erstellt werden.

 Bild: Resco Mobile CRM

Bild: Resco Mobile CRM

Zu guter Letzt lässt sich resco CRM mit dem Tool Woodford sehr stark an die eigenen Bedürfnisse anpassen. So konnte ich Assistance PSA, die Erweiterung von CRM, welche ich für Projekt Management nutze, in resco CRM integrieren und habe nun auch diese Angaben jederzeit auf allen Geräten und sogar offline im Zugriff.

Damit ändert sich der Workflow der eigenen Arbeit an Aufgaben für mich nur sehr gering: Mein Eingangskorb ist immer noch der Posteingang von Outlook und ich sehe sowohl in Outlook wie auch in CRM alle meine Aufgaben. Lediglich die Erstellung einer Aufgabe erfolgt nicht mehr in Outlook, sondern in Resco CRM inkl. Zuordnung zum Kontext (Kontakt, Projekt, Offerte). Nach kurzer Zeit sehe ich dann die Aufgabe durch die Synchronisation auch in Outlook. Ganz wenige Sachen bleiben nur in Outlook, da ich sie als nicht spannend erachte für die Zusammenarbeit. 

Fazit

Die Nutzung von resco CRM als Client für die Arbeit mit Dynamics CRM Online hat mir die fehlende Performance gebracht. Nun habe ich höchste Produktivität in der Arbeit mit CRM, besonders im Bereich Task Management. Unterschied zu früher: Den Fortschritt sehen meine Kollegen ebenso in CRM und die Information ist nicht vergraben in meinem Outlook. Meine persönliche Arbeitstechnik hat nicht geändert, sondern funktioniert weiterhin entlang von David Allan's Getting Things Done. 

Wie lösen Sie da Thema Aufgaben Management im Team? Schreiben Sie mir auf Social Media oder kommentieren Sie diesen Artikel direkt untenstehend.

Nächstes Thema: Internetseite